Szukasz systemy do elektronicznego obiegu dokumentów, ale gubisz się w ofertach? Na rynku jest wiele narzędzi, które oferują podobne funkcje, ale nie każde z nich będzie pasować od każdej firmy. Zanim podejmiesz decyzję, sprawdź, jakie są różnice między najpopularniejszymi systemami EOD.

Cyfryzacja procesów biznesowych ro już nie tylko trend, ale konieczność. Jednym z kluczowych elementów cyfrowej transformacji firm jest wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów. Poniżej przedstawiamy przegląd popularnych rozwiązań EOD dostępnych na polskim rynku.

Systemy EOD

 Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to narzędzie, które automatyzuje przepływ dokumentacji w firmie – od momentu rejestracji aż po archiwizację. System EOD usprawnia działania w takich obszarach jak księgowość, HR, logistyka czy sprzedaż. Umożliwia przypisywanie zadań pracownikom, nadawanie uprawnień, kontrolowanie postępów oraz przechowywanie dokumentów w sposób zgodny z przepisami. Nowoczesny system jest w stanie integrować się z bazami zewnętrznymi (np. GUS, KRS, KSeF), umożliwia składanie podpisów elektronicznych czy tworzenie spersonalizowanych ścieżek akceptacji.

Analiza i recenzja systemów EOD

Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań. Różnią się funkcjonalnościami, ceną, interfejsem oraz możliwościami integracji.

1. Integrity+

System EOD dedykowany firmom, które potrzebują elastycznego i bezpiecznego środowiska pracy. Pozwala tworzyć spersonalizowane ścieżki obiegu dokumentów, przypisywać role użytkownikom, automatyzować zdania i integrować się z takimi systemami jak KSeF, GUS czy KRS. Cechuje się intuicyjnym interfejsem i szerokim zakresem raportowania. Doceniany za wysoką skalowalność i stabilność działania. System pozwala na konfigurowanie automatycznych powiadomień i przypomnień, co znacząco zwiększa efektywność pracy zespołów. Doceniany jest za wysoką skalowalność i stabilność działania. Użytkownicy podkreślają również jego przejrzystość, łatwość wdrożenia oraz skuteczne wsparcie techniczne.  Sprawdzi się w średnich i dużych firmach, zwłaszcza takich z rozporoszoną strukturą. To rozwiązanie polecanie firmom, które stawiają na rozwój i potrzebują narzędzia, które będzie skalować się wraz z organizacją.

2. DocuWare

Globalnie znany system do elektronicznego obiegu dokumentów. Oferuje chmurę oraz wersję on-premise. Użytkownicy cenią go za wbudowane narzędzia OCR. Na plus warto odnotować możliwość szybkiego wyszukiwania dokumentów i intuicyjny interfejs użytkownika. Minusem dla niektórych może być cena licencji i mniejsza elastyczność w zakresie dostosowania do specyfiki polskich przepisów. System często wybierany jest przed firmy międzynarodowe, które działają w środowiskach wielojęzycznych.

3. ELO Digital Office

To narzędzie często wykorzystywane w korporacjach. Umożliwia kontrolę nad dokumentami od skanowania po ich archiwizację. Posiada rozbudowane systemy analizujące. Możliwość budowania złożonych workflowów wspiera rozbudowane struktury decyzyjne. Wymaga jednak długiego i skomplikowanego wdrożenia oraz dużych nakładów szkoleniowych dla użytkowników, co może być barierą dla mniejszych organizacji.

4. WEBCON BPS

To zaawansowana platforma do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów, wykorzystywana przez średnie i duże przedsiębiorstwa z różnych branż. System umożliwia projektowanie i automatyzację procesów biznesowych bez konieczności programowania, co pozwala szybko wdrażać nowe rozwiązania. Oparty o narzędzie oferuje integrację z innymi narzędziami, takimi jak Microsoft 365 czy ERP, a także zapewnia śledzenie historii dokumentu oraz pełną kontrolę dostępu. WEBCON BPS jest ceniony za elastyczność i możliwość dostosowania do indywidualnych potrzeb organizacji. Jego intuicyjny interfejs usprawnia pracę zarówno działów administracyjnych, jak i menedżerów.

5. SaldeoSMART

SaldeoSMART to popularny system wśród biur rachunkowych oraz działów księgowości w firmach. Umożliwia nie tylko elektroniczny obieg dokumentów, ale również automatyczne odczytywanie danych z faktur dzięki technologii OCR. System pozwala definiować różne typy przepływu dokumentów i etapy akceptacji, które są wizualizowane w czytelnych diagramach. Zapewnia przejrzystość procesu, precyzyjnie określa uprawnienia użytkowników i automatyzuje wiele powtarzalnych zadań. Dzięki chmurowej architekturze dostęp do dokumentów jest szybki i łatwy niezależnie od miejsca pracy.

6. Enovatio Workflow

Enovatio Workflow to kompleksowe narzędzie umożliwiające automatyzację i digitalizację procesu obiegu dokumentów w firmach różnej wielkości. System wyposażony jest w zaawansowane mechanizmy workflow, pozwalające tworzyć indywidualne ścieżki akceptacji oraz automatyczne powiadomienia dla użytkowników. Enovatio kładzie nacisk na bezpieczeństwo danych oraz integrację z innymi platformami biznesowymi, jak ERP i CRM. Platforma umożliwia zarządzanie dokumentacją kadrową, kosztową, projektową i inną, w jednym miejscu. System jest przejrzysty w obsłudze i zapewnia pełną historię oraz wersjonowanie dokumentów.

7. AMODIT

Amodit to nowoczesny system elektronicznego obiegu dokumentów wyróżniający się dużą elastycznością i możliwością dostosowania do potrzeb praktycznie każdej organizacji. Platforma pozwala na automatyzację złożonych procesów biznesowych oraz definiowanie zaawansowanych reguł zarządzania dokumentami. Oferuje użytkownikom możliwość pełnej kontroli nad ścieżką zatwierdzeń oraz bieżącego monitorowania dokumentów w czasie rzeczywistym. System umożliwia wdrożenie bez konieczności dużych zmian w istniejącej infrastrukturze.

8. Archman

System Archman EOD (Elektroniczny Obieg Dokumentów) to zaawansowane narzędzie do cyfryzacji i automatyzacji procesów dokumentacyjnych w firmach. Umożliwia tworzenie i zarządzanie elektronicznymi formularzami, automatyczne generowanie dokumentów oraz ich archiwizację w cyfrowym repozytorium. Dzięki technologii no-code/low-code użytkownicy mogą samodzielnie projektować procesy workflow bez potrzeby programowania. System integruje się z popularnymi systemami ERP (np. SAP, Comarch, Enova), wspiera podpisy elektroniczne i wykorzystuje AI do klasyfikacji oraz ekstrakcji danych z dokumentów. Archman EOD zwiększa efektywność pracy, poprawia kontrolę nad dokumentacją i minimalizuje ryzyko błędów ludzkich.

Wybór systemu do elektronicznego obiegu dokumentów powinien być poprzedzony dogłębną analizą potrzeb firmy. Najbardziej kluczowymi cechami są: możliwość integracji z innymi narzędziami, poziom bezpieczeństwa, elastyczność konfiguracji i łatwość obsługi. Warto poświęcić czas na analizę różnych opcji i dobrać system pod specyfikę konkretnej firmy.