Cyfryzacja procesów to dziś konieczność – także w kancelariach prawnych. Sprawdź, jak działa elektroniczny obieg dokumentów i co możesz zyskać, wdrażając go krok po kroku w swojej firmie.

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to rozwiązanie, które usprawnia zarządzanie informacją w kancelarii poprzez cyfryzację procesu, od rejestracji pisma po jego archiwizację. System automatyzuje powtarzalne czynności, przydziela zadania właściwym pracownikom, monitoruje postęp i zapewnia zgodność z przyjętymi procedurami. Umożliwia tworzenie własnych ścieżek obiegu, podpisywanie dokumentów elektronicznie oraz kontrolę dostępu do danych. Narzędzia EOD, takie jak Integrity+, pozwalają skrócić czas pracy, zwiększyć bezpieczeństwo i wyeliminować błędy wynikające z ręcznego przetwarzania. To narzędzie, które nie tylko wspiera efektywną organizację pracy zespołu, ale też zapewnia lepszą kontrolę nad dokumentacją.

Dla ułatwienia pracy administracyjnej EOD oferuje połączenie z zewnętrznymi źródłami danych, jak GUS, KRS czy e-Doręczenia, a także z narzędziami do podpisy elektronicznego. Usprawnienie komunikacji i zmniejszenie ryzyka opóźnień realizacji zadań stają się niezbędnymi aspektami nowocześnie działającej kancelarii.

Jakie problemy rozwiązuje elektroniczny obieg dokumentów w kancelarii prawnej?

Elektroniczny system obiegu dokumentów porządkuje dokumenty, ułatwia dostęp do niezbędnych informacji, oferuje kompleksową obsługę klienta i usprawnia zarządzanie kancelarią. Optymalizuje czas, jaki pracownicy muszą poświęcić na konkretne czynności, dzięki czemu są w stanie spożytkować go na sprawy wymagające większej uwagi.

W kancelariach prawnych, gdzie praca z dokumentacją jest intensywna i wieloetapowa, EOD eliminuje wiele trudności. Dzięki cyfrowemu przepływowi danych możliwe staje się znaczne ograniczenie ręcznego wprowadzania informacji, które wiąże się z ryzykiem błędów, powtórzeń czy utratą istotnych danych. System porządkuje proces zarządzania pismami, automatycznie je rejestrując i rozdzielając zdania odpowiednim pracownikom według zdefiniowanych reguł. EOD, taki jak Integrity +, usprawnia codzienną pracę zespołu, pozwalając m.in. na łatwe wyszukiwanie akt czy przypominając o terminach. Ważną cechą systemu EOD jest możliwość pracy nad dokumentem w grupie. Wysoka efektywność jest osiągana dzięki funkcjom wersjonowania i blokowania plików. Dokument .docx stworzony wcześniej w aplikacji MS Office (np. Word) zostaje zapisany w systemie EOD. Użytkownicy mają dostęp do dokumentu zgodnie z nadanymi uprawnieniami. Gdy użytkownik chce edytować dokument, system EOD blokuje plik, aby zapobiec jednoczesnym edycjom przez innych użytkowników. Blokowanie zapewnia, że tylko jedna osoba może wprowadzać zmiany w danym momencie, co minimalizuje ryzyko konfliktów i utraty danych. Dokument jest otwierany w programie MS Office (np. Word) bezpośrednio z systemu EOD. Użytkownik dokonuje niezbędnych zmian i zapisuje dokument. Po automatycznym zapisaniu dokumentu w systemie EOD dzięki specjalnemu pluginowi, tworzona jest nowa wersja pliku. System przechowuje wszystkie wersje dokumentu, umożliwiając śledzenie zmian i przywracanie wcześniejszych wersji w razie potrzeby. Użytkownicy mogą dodawać komentarze i notatki do dokumentu, co ułatwia komunikację i współpracę. System EOD może również oferować funkcje powiadomień, które informują członków zespołu o zmianach w dokumencie. Koordynacja pracy grupowej dzięki wykorzystaniu systemu EOD osiąga nowy poziom.

Nowoczesne narzędzia wspierają także bezpieczeństwo danych. Oferują wielopoziomowe uwierzytelnienia i dostęp oparty na rolach, co eliminuje ryzyko nieautoryzowanego wglądu. Wiele systemów umożliwia zdalną pracę, również z poziomu urządzeń mobilnych. Ponadto możliwe jest zabezpieczenie wrażliwych plików w taki sposób, aby zwykły użytkownik mógł zapoznać się z dokumentem, ale nie mógł pobrać lub skopiować jego zawartości, a każde zobrazowanie dokumentu wiąże się z obecnością tła umożliwiającego identyfikację użytkownika robiącego np. zrzut ekranu.

Elastyczność EOD pozwala kancelarii tworzyć własne schemat dokumentacyjne, bez potrzeby angażowania do tego dostawcy. Dzięki temu można dynamicznie reagować na zmieniające się potrzeby, redukując przy tym koszty wdrożeniowe i eksploatacyjne.

System do obiegu dokumentów umożliwia generowanie raportów, zestawień i analiz, które pomagają monitorować obciążenie i efektywność poszczególnych działów. EOD ułatwia wdrażanie nowych pracowników, kreuje jednolity sposób realizacji zadań, tym samym standaryzując procesy wewnętrzne firmy. To szczególnie istotne w przypadku pracy zdalnej w rozporoszonych strukturach organizacyjnych.

Jak wygląda wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w kancelarii?

Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w kancelarii prawnej to proces, który może przebiegać sprawnie i efektywnie – pod warunkiem, że zostanie dobrze zaplanowany i dopasowany do specyfiki organizacji. Pierwszym etapem jest analiza potrzeb oraz identyfikacja procesów, które mają być zautomatyzowane. Następnie dostawca rozwiązania EOD, jak Integrity+, może rozwiać wszelkie wątpliwości zespołu, przeprowadzając rozmowy z kancelarią i pomóc zaprojektować nowe ścieżki dokumentowe.

System do obiegu dokumentów konfigurowany jest na podstawie ustaleń konkretnej kancelarii. Począwszy od sposobu rejestrowania korespondencji, przez przypisywanie zadań po logowanie czasu pracy. Wdrożenie może obejmować również integrację z innymi systemami funkcjonującymi w firmie, zewnętrznymi źródłami danych (GUS, KRS), czy zastosowanie technologii OCR do odczytywania zawartości dokumentów. Warto pamiętać o odpowiednim przeszkoleniu pracowników oraz testowym uruchomieniu obiegu w kontrolowanym środowisku.