Praca zdalna i mobilność pracowników sprawiają, że dostęp do firmowych danych musi być możliwy w każdym miejscu i o każdej porze. Coraz więcej przedsiębiorstw wdraża rozwiązania jak elektroniczny obieg dokumentów, które umożliwiają obsługę procesów biznesowych poza biurem. W tym kontekście mobilny dostęp do EOD staje się jednym z kluczowych elementów cyfrowej transformacji. Wygoda, szybkość reakcji i bezpieczeństwo decydują o tym, że EOD na smartfonie czy EOD na tablecie to dziś nie luksus, a konieczność dla wielu branż.

Dlaczego mobilny dostęp do EOD jest ważny?

Mobilne systemy pozwalają na bieżącą obsługę dokumentów w dowolnym miejscu. Skraca to czas podejmowania decyzji, eliminując opóźnienia wynikające z braku fizycznej obecności pracownika w biurze. Mobilny dostęp do EOD daje managerom możliwość szybkiego akceptowania faktur, umów czy wniosków, na przykład w trakcie podróży służbowej. Dzięki temu firma zachowuje płynność działania. Z perspektywy pracowników działów administracyjnych EOD na smartfonie ułatwia komunikację między działami, pozwala na sprawne przekazywanie dokumentów i bieżące monitorowanie ich statusu. Z kolei EOD na tablecie szczególnie dobrze sprawdza się przy przeglądaniu dużych plików i raportów, które wymagają więcej przestrzeni roboczej niż oferuje telefon. W obu przypadkach mobilne systemy EOD zwiększają elastyczność pracy.

Funkcjonalności mobilnych aplikacji EOD

Nowoczesne mobilne systemy EOD oferują zestaw funkcji dostosowanych do potrzeb użytkowników. Należą do nich m.in.: zatwierdzanie dokumentów jednym kliknięciem, wyszukiwanie danych w archiwum, powiadomienia push informujące o nowych zadaniach czy możliwość dodawania komentarzy. Mobilny dostęp do EOD umożliwia także wykonywanie podstawowych operacji edycyjnych oraz integrację z innymi aplikacjami firmowymi, np. kalendarzem czy systemami CRM. W przypadku EOD na smartfonie dużą rolę odgrywa intuicyjna nawigacja i uproszony interfejs. Z kolei EOD na tablecie umożliwia korzystanie z pełniejszych wersji aplikacji, które oferują bardziej rozbudowane opcje. Korzystając ze wszystkich sprzętów pracownicy zyskują pełną swobodę w codziennej obsłudze dokumentów.

Zalety i ograniczenia pracy mobilnej

Korzyści z mobilnego dostępu wydają się być oczywiste: elastyczność, oszczędność czasu i lepsza organizacja pracy. Mobilny dostęp do EOD pozwala skrócić czas reakcji, zwiększyć produktywność i wyeliminować ryzyko przestojów. EOD na smartfonie doskonale sprawdza się w sytuacjach, gdy liczy się szybkość i natychmiastowy dostęp, natomiast EOD na tablecie wspiera bardziej złożone zadania realizowane poza biurem. Nie należy jednak zapominać o ograniczeniach. Mobilne systemy EOD wymagają stabilnego połączenia internetowego, a niektóre zaawansowane funkcje dostępne są wyłącznie na wersjach desktopowych. Dłuższa praca na urządzeniach mobilnych dla wielu pracowników może być mniej komfortowa, szczególnie przy analizie obszernych dokumentów. Mobilność powinna być jedynie uzupełnieniem tradycyjnych rozwiązań, a nie ich zastępstwem.

Bezpieczeństwo mobilnego obiegu dokumentów

Firmy muszą mieć pewność, że mobilne systemy EOD gwarantują odpowiedni poziom bezpieczeństwa. Stosuje się w tym celu wysokopoziomowe uwierzytelnianie, szyfrowanie transmisji oraz kontrolę dostępu opartą na rolach użytkowników. Mobilny dostęp do EOD wiążę się także z koniecznością wdrożenia polityki bezpieczeństwa na urządzeniach prywatnych używanych w modelu BYOD (Bring Your Own Device).

Dobrym przykładem rozwiązania, która wspiera bezpieczeństwo i kontrolę, jest system Integrity+, który posiada dedykowaną aplikację na smartfon oraz tablet – dla każdego z nich aplikacja została dostosowana w taki sposób, aby zmaksymalizować efekt ergonomii oraz intuicyjności. Dostęp mobilny jest dodatkowo zabezpieczony certyfikatem bezpieczeństwa opartym o 2waySSL, który jest zainstalowany na urządzeniu. Integrity+ pozwala na monitorowanie przepływu dokumentów w czasie rzeczywistym. Administratorzy mają pełny wgląd w to, kto i kiedy korzystał z plików, dzięki czemu szybko mogą wychwycić nieprawidłowości. W połączeniu z modułami mobilnym Integrity+ stanowi narzędzie, które łączy wygodę pracy zdalnej z wysokimi standardami ochrony danych.