Integracja KSeF z systemem elektronicznego obiegu dokumentów to dziś nie tylko wymóg regulacyjny, ale także realna szansa na usprawnienie procesów. Sprawdź, jak połączyć te dwa światy skutecznie i bez błędów.

Czym jest KSeF?

Krajowy system e-Faktur (KSeF) to narzędzie stworzone przez Ministerstwo Finansów, którego celem jest centralizacja procesu wystawiania, otrzymywania i archiwizacji faktur ustrukturyzowanych. Od 2024 roku jego stosowanie jest dobrowolne, ale wkrótce stanie się obowiązkowe dla większości firm w Polsce.

System ma przynieść wiele korzyści – od uproszczenia samego procesu fakturowania, przez szybszy obieg dokumentów aż po automatyczne sprawdzanie ich poprawności. Jednolita struktura ma ułatwić integrowanie danych z wewnętrznymi systemami księgowymi i raportowymi firm. Przedsiębiorstwa muszą dostosować swoje narzędzia do nowych realiów, w tym integracji KSeF z elektronicznym obiegiem dokumentów (EOD). Automatyczne przesyłanie faktur, odbiór potwierdzeń i ich dalsze przetwarzanie w systemie EOD stanie się wkrótce standardem w codziennym funkcjonowaniu polskich działów księgowych i finansowych.

Praktyczne wskazówki i najlepsze praktyki dotyczące integracji KSeF z systemami EOD

Integracja KSeF z systemami elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) to nie tylko kwestia zgodności z przepisami, ale przede wszystkim opcja na usprawnienie procesów finansowo-księgowych i znaczne zmniejszenie liczby błędów. Do procesu wdrażania warto podejść strategicznie i etapowo.

Zidentyfikuj, które elementy systemu EOD będą komunikować się z KSeF. Może to być moduł do wystawiania faktur, obieg dokumentów kosztowych czy archiwum cyfrowe. Kluczowe jest, aby dane z faktur ustrukturyzowanych przez KSeF mogły automatycznie trafiać do właściwych miejsc w systemie, np. do akceptacji, archiwum albo rejestru VAT.

Najlepsze rezultaty przynosi integracja pozwalająca nie tylko na odbieranie faktur z KSeF, ale również wystawianie ich bezpośrednio z poziomu EOD. Dwukierunkowa synchronizacja zapewnia aktualność danych, eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania informacji i umożliwia wygodne śledzenie całej historii dokumentu. Nie każdy z systemów do obiegu dokumentów jest gotowy na wygodną obsługę KSeF. Warto wybrać platformę jak Integrity+, która umożliwia np. personalizację ścieżek obiegu i automatyczne reagowanie na komunikaty zwrotne z KSeF.

Integracja to oczywiście nie koniec procesu. Ważne jest późniejsze monitorowanie jego wydajności, wyszukiwanie etapów, które można lepiej zautomatyzować i zoptymalizować. Integrity+ oferuje funkcje raportowania i analiz, które ułatwiają podejmowanie decyzji na podstawie konkretnych danych.

Czy warto wdrożyć rozwiązanie dedykowane jak Integrity+?

Integracja z Krajowym System e-Faktur wiąże się z wyzwaniami technicznymi, organizacyjnymi i prawnymi. Wybór odpowiedniego narzędzia nie tylko ułatwia spełnienie wymagań stawianych przez KSeF, ale też pozwala przyspieszyć cały proces.

System Integrity+ został zaprojektowany z myślą o pełnym wsparciu obsługi e-faktur i integracji z KSeF. Zapewnia automatyzację najważniejszych procesów – od generowania dokumentów na podstawie danych z systemu ERP, po ich przesyłanie do KSeF i właściwą archiwizację. Narzędzie wykorzystuje zaawansowane mechanizmy szyfrowania i kontroli dostępu, a także regularnie aktualizuje swoje zabezpieczenia, co gwarantuje zgodność z najnowszymi standardami ochrony informacji.

System jest też stale aktualizowany w oparciu o zmieniające się regulacje. Przekłada się to na znaczne zmniejszenie ryzyka błędów proceduralnych i zmaksymalizowanie pewności w razie kontroli. Co ważne, Integrity+ wspiera użytkowników też na etapie audytu, oferując przejrzyste raportowanie i łatwy dostęp do danych historycznych.  Oferuje również bieżącą pomoc w przypadku problemów i szkolenia dla zespołów, które pozwalają szybko wdrożyć się w nowy sposób pracy. Brak odpowiedniego przygotowania pracowników i nieaktualizowanie procedur prowadzi do licznych błędów i nieudanych integracji z KSeF.

Wdrożenie dedykowanego rozwiązania znacząco ułatwia integrację z KSeF i przyspiesza proces fakturowania. To inwestycja, która nie tylko pozwala spełnić formalne wymagania, ale realnie wspiera efektywność i bezpieczeństwo operacyjne przedsiębiorstwa.