W dobie cyfryzacji firmy coraz częściej poszukują sposobów na uproszczenie codziennych procesów i zwiększenie efektywności operacyjnej. Elektroniczny obieg dokumentów to sposób na realną oszczędność czasu, pieniędzy i zasobów.

Czym jest EOD?

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to rozwiązanie, które usprawnia zarządzanie informacjami poprzez cyfryzację procesów – od rejestracji pism po ich archiwizację. System automatyzuje powtarzalne czynności, przydziela zadania właściwym pracownikom, śledzi postępy pracy i gwarantuje zgodność z wewnętrznymi procedurami. Narzędzia, takie jak Integrity+, umożliwiają tworzenie własnych ścieżek obiegu, podpisywanie dokumentów elektronicznie oraz kontrolę dostępu do danych. Oferują możliwość znacznego skrócenia czasu pracy i zwiększenia bezpieczeństwa danych. EOD wspiera efektywną pracę zespołu i ułatwia pracę administracyjną. Oferuje połączenie z zewnętrznymi źródłami danych, jak GUS, KRS czy e-Doręczenia, a także z narzędziami do podpisy elektronicznego.

Jakie są główne zalety i oszczędności wynikające z cyfryzacji dokumentów?

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to realna opcja na obniżenie kosztów i usprawnienie codziennego funkcjonowania firmy. Najbardziej oczywistą korzyścią jest znaczące ograniczenie wydatków związanych z drukiem, przechowywaniem i archiwizacją dokumentów papierowych. Eliminacja fizycznego obiegu pism pozwala nie tylko zaoszczędzić pieniądze, ale i przestrzeń biurową.

Cyfryzacja dokumentów przekłada się również na skrócenie czasu realizacji procesów wewnętrznych. W systemie EOD pisma automatycznie trafiają do odpowiednich osób, zgodnie z wcześniej ustalonymi wytycznymi, dzięki czemu czas potrzebny na zatwierdzenie, analizowanie czy podpisywanie dokumentów zostaje skrócony do minimum.

Istotnym elementem jest też likwidacja ryzyka błędów. System automatycznie wykrywa braki czy przypomina o terminach. Wszystkie procesy stają się w pełni przejrzyste, co umożliwia łatwe raportowanie, kontrolę i analizę procesów. Przykładem takiego narzędzia jest Integrity+, który oprócz podstawowych funkcji EOD oferuje integracje z systemami takimi jak GUS, KRS czy KSef.

Dlaczego warto wdrożyć EOD?

W dobie pracy hybrydowej i rosnącej liczby regulacji prawnych cyfryzacja procesów dokumentacyjnych staje się koniecznością. Elektroniczny obieg dokumentów nie tylko usprawnia pracę, ale też zwiększa bezpieczeństwo i kontrolę nad danymi.

System EOD pozwala na eliminację wielu manualnych, czasochłonnych, powtarzalnych i podatnych na błędy czynności. Narzędzia zapewniają kontrolę dostępu, szyfrowanie informacji oraz wersjonowanie dokumentów, co zabezpiecza firmę przed nieautoryzowanym dostępem i przypadkowymi zmianami. Ułatwiona zostaje także współpraca między działami oraz praca w zespołach rozporoszonych. Wszyscy uprawnieni pracownicy mają dostęp do tych samych informacji, w tym samym czasie, niezależnie od lokalizacji. Dla wielu właścicieli firm istotnym jest również fakt, że systemy EOD można integrować z innymi narzędziami – księgowymi, kadrowymi czy sprzedażowymi. Usprawnia to łańcuch operacyjny, dane przepływają automatycznie między systemami. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wpływa pozytywnie na wizerunek firmy jako nowoczesnej i odpowiedzialnej organizacji. Przejście na cyfrowe rozwiązania to element proekologiczny – ograniczania zużycie papieru i energii związanej z drukiem i przechowywaniem.