W każdej firmie, niezależnie od wielkości, ważnym elementem operacyjnym jest przetwarzanie dokumentów. Praca na tradycyjnych, papierowych formularzach powoli odchodzi do lamusa. Coraz więcej firm decyduje się na korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów.

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów

Elektroniczny Obieg Dokumentów (EOD) to narzędzie pozwalające na cyfryzację procesu – od stworzenia dokumentu, przez jego opisanie, akceptację, a na archiwizacji kończąc. EOD pozwala zarówno na elektroniczny obieg, jak i na automatyczne przypisywanie ich do odpowiednich pracowników w ściśle zaplanowanym porządku i sprawdzanie ich poprawności na bieżąco. Umożliwia nie tylko skrócenie czasu realizacji zadań, ale również zwiększenie przejrzystości i kontroli nad przebiegiem całego procesu dokumentacyjnego w organizacji.

Jak działa elektroniczny obieg dokumentów

Programy, takie jak Integrity+ przetwarzają dokumenty na podstawie zasad wybranych przez firmę. Automatycznie rejestrują przychodzące pisma, sczytują z nich niezbędne dane i właściwie je numerują.

System do obiegu dokumentów pozwala na tworzenie własnych ścieżek przepływu oraz szablonów wydruków. Ważnym jest, aby integrował się obustronnie z zewnętrznymi systemami informatycznymi, jak Sage Symfonia, Subiekt GT, Asseco Wapro, Graffiti.ERP, Softlab, Comarch ERP XL, PSKP i inne. Wiele firm ceni sobie również, gdy narzędzie EOD (jak w przypadku Integrity+) umożliwia integrację z KSef, GUS, KRS, e-Doręczeniami i podpisem elektronicznym, np. kwalifikowanym czy Autenti.

Elektroniczny Obiekt Dokumentów to nie tylko kwestie księgowe. Systemy te pozwalają m.in. na rejestrowanie, wersjonowanie i generowanie gotowych umów oraz na przypominanie o upływających terminach. Dane z zeskanowanych przez system dokumentów są automatycznie sczytywane przez system, co ułatwia potem ich wyszukiwanie.

W procesach HR narzędziem, który znacząco usprawnia obieg dokumentów jest E-teczka. Umożliwia bezpieczne przechowywanie, szybkie wyszukiwanie i zarządzanie dokumentacją pracowniczą zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dzięki integracji z systemami kadrowo-płacowymi i możliwości digitalizacji archiwum, oszczędza czas, redukuje koszty i minimalizuje ryzyko błędów.

Dodatkowym udogodnieniem jest możliwość nadawania różnorodnych poziomów dostępu, co zabezpiecza wrażliwe informacje przed nieuprawnionym wglądem. Istnieją też rozwiązania, które (podobnie jak Integrity+) pozwalają na generowanie powiadomień e-mail oraz alertów systemowych, dzięki którym osoby odpowiedzialne za kolejne etapy pracy z dokumentem nie przegapią istotnych zmian. EOD często wyposażone są w funkcje raportowania aktywności użytkowników i monitorowania przebiegu konkretnych procesów, co może pomóc w zarządzeniu efektywnością zespołu. System może też wspierać współpracę między działami, pozwalając na jednoczesną pracę wielu użytkowników nad jednym dokumentem. Przyspiesza to realizację zadań i eliminuje konieczność przesyłania plików między pracownikami np. mailowo.

W jakich branżach sprawdzi się elektroniczny obieg dokumentów

System do obiegu dokumentów może przydać się właściwie w każdej firmie – zarówno w kilkuosobowych biznesach, jak i grupach kapitałowych. Jedną z branż, w której EOD staje się niemal standardem, jest sektor finansowy. Firmy leasingowe, banki czy towarzystwa ubezpieczeniowe operują na co dzień ogromną liczbą umów, wniosków, raportów i innych dokumentów. Automatyzacja ich przepływu pozwala na przyspieszenie procesów decyzyjnych i znaczące zmniejszenie liczby błędów.

Elektroniczny obieg dokumentów coraz częściej spotyka się również w administracji publicznej. Sprawniejsza obsługa obywateli, skrócenie czasu oczekiwana na decyzję i uproszczenie archiwizacji dokumentów to tylko kilka zalet, które dostrzegły nowoczesne urzędy. Podobnie sprawa wygląda w ochronie zdrowia. Szpitale, przychodnie czy laboratoria medyczne dzięki EOD mogą szybko przekazywać dokumentację między działami oraz zapewniać zgodność z rygorystycznymi przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa danych pacjentów.

Za trendem podążają również branża produkcyjna i budowlana. Instrukcje, protokoły, dokumentacja projektowa czy komunikacja z podwykonawcami i klientami to elementy wymagające wiele pracy oraz etapów. Konwersja biznesu na formę elektroniczną za pomocą systemu EOD znacznie przyspiesza każdy z procesów funkcjonujących w przedsiębiorstwie.

W handlu i e-commerce, gdzie szybka wymiana informacji z klientem i dostawcą ma bezpośredni wpływ na efektywność, wdrożenie platformy do cyfrowego przesyłania dokumentów pozwala zautomatyzować m.in. procesy zamówień, reklamacji czy fakturowania.

Małe firmy i wielkie organizacje dostrzegają wartość procesów cyfryzacji dokumentowych. Niezależnie od branży, wspólnym mianownikiem dla wszystkich sektorów jest potrzeba zwiększania efektywności, zmniejszenia kosztów administracyjnych i zapewniania zgodności z obowiązującymi przepisami. W tym kontekście rozwiązania umożliwiające cyfrowe przetwarzanie i przekazywanie

dokumentów stają się nie tylko narzędziem technologicznym, ale elementem przewagi konkurencyjnej.

Jakie są korzyści z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów

Korzystanie z EOD to przede wszystkim oszczędność czasu i pieniędzy. Pozwala obniżyć koszty związane z drukowaniem, kopiowaniem i fizycznym wysyłaniem dokumentacji w formie papierowej. Zwiększenie szybkości przebiegu procesowania dokumentów poprawia również wydajność. Automatyzacja przetwarzania pozwala uniknąć wielu ludzkich błędów.

Elektroniczne dokumenty nie gubią się i nie ulegają zniszczeniu z czasem. Dostęp do nich jest trudniejszy dla nieuprawnionych osób niż w przypadku gromadzenia fizycznych form, co gwarantuje większe bezpieczeństwo firmowych danych. Jednocześnie pracownicy mogą korzystać ze wszystkich zgromadzonych danych z dowolnego miejsca na świecie, o dowolnej godzinie. Wystarczy połączenie z internetem, by móc przeglądać dokumenty umieszczone w chmurze i z nich korzystać. To wygoda, której nie sposób sobie odmówić, gdy już raz przejdzie się na ten tryb.

Dodatkowym atutem wdrożenia elektronicznego systemu do obiegu dokumentów jest możliwość łatwego śledzenia historii operacji oraz dokładnego raportowania działań w organizacji. Dzięki temu managerowie mogą szybko analizować wąskie gardła w procesach oraz identyfikować obszary, które wymagają usprawnienia. EOD pomaga w ustandaryzowaniu procedur w firmie, co ułatwia utrzymanie wysokiego poziomu jakości obsługi klienta i zgodności z obowiązującymi przepisami prawa.

Dla wielu firm istotnym aspektem jest też ekologia. Brak potrzeby używania kilogramów papieru i klejonych kopert to dodatkowa cegiełka do poprawy sytuacji naszej planety i kreowania wizerunku przedsiębiorstwa dbającego o środowisko.