Nowoczesne przedsiębiorstwa coraz częściej stawiają na cyfryzację procesów administracyjnych. Elektroniczny obieg dokumentów nie jest już tylko opcją. Stał się standardem, bez którego trudno mówić o konkurencyjności i szybkim reagowaniu na potrzeby rynku. W tym case study EOD przyjrzymy się, jak wdrożenie wpłynęło na realne wyniki biznesowe, pokazując praktyczne doświadczenia jednej z firm.

Przed wdrożeniem – z czym zmagały się firmy?

Analizowana kancelaria prawna to świetny przykład wdrożenia EOD, ponieważ jej codzienność opierała się na intensywnej pracy z dokumentami. Przed rozpoczęciem projektu największym wyzwaniem była ogromna liczba papierowych akt, które wymagały ręcznego katalogowania i przechowywania. W efekcie pracownicy tracili wiele czasu na wyszukiwanie potrzebnych informacji, a ryzyko zgubienia lub zdublowania dokumentacji było wysokie.

Efekty – co się zmieniło po implementacji?

Po implementacji systemu kancelaria zyskała znacznie więcej niż tylko cyfrowy dostęp do akt. Wdrożenie objęło również obsługę korespondencji przychodzącej i wychodzącej, obieg umów z klientami oraz procesy związane z rozliczeniami i fakturami. Dzięki temu każdy dokument – od pełnomocnictwa, przez pismo procesowe, po raport finansowy – jest rejestrowany i dostępny online. Skróciło to znacząco czas pracy administracji i zniwelowało ryzyko pomyłek.

Kluczowym elementem wdrożenia było wprowadzenie rozwiązania Integrity+, które zadbało o bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami. System umożliwił pełną kontrolę uprawnień pracowników, śledzenie historii zmian w dokumentach i szyfrowanie plików przechowywanych w repozytorium. Dzięki temu kancelaria zyskała pewność, że poufne dane klientów są chronione na najwyższym poziomie, a jednocześnie dostępne dla uprawionych osób w dowolnym momencie i z dowolnego miejsca.

Dodatkowo zintegrowano EOD z systemem CRM i księgowością, co pozwoliło lepiej planować obciążenie pracowników i rozliczenia projektów. Automatyczne przypomnienia o terminach rozpraw czy płatnościach wyeliminowały konieczność ręcznego monitorowania kalendarza. Wprowadzenie elektronicznych ścieżek akceptacji sprawiło natomiast, że decyzje zapadają szybciej i w sposób bardziej transparentny. Tak kompleksowe podejście przyniosło realne sukcesy wdrożenia EOD – wzrost efektywności, oszczędność czasu i lepszą współpracę zespołów.

Opinie pracowników i kierownictwa

Zarówno pracownicy, jak i kadra zarządzająca podkreślali, że zmiana była odczuwalna od pierwszych dni. Prawnicy wskazywali, że dzięki elektronicznemu dostępowi do akt mogą przygotować dokumenty procesowe znacznie szybciej, a asystenci chwalili intuicyjność systemu. Kierownictwo zwróciło uwagę na wzrost efektywności i spadek liczby błędów w dokumentacji. To case study EOD pokazuje, że nowoczesne rozwiązania przynoszą wymierne rezultaty. Sukcesy wdrożenia EOD są możliwe nawet w branżach, które tradycyjnie opierają się na dokumentach papierowych.

Wnioski i rekomendacje dla innych firm

Najważniejszym wnioskiem płynącym z tego przykładu wdrożenia EOD jest to, że cyfryzacja powinna obejmować nie tylko technologię, ale także kulturę pracy. Firmy korzystające z EOD zyskują najwięcej, kiedy inwestują w dopasowanie procesów do nowych narzędzi. Automatyzacja powinna iść w parze z edukacją, a wybór dostawcy powinien uwzględniać zarówno funkcjonalności systemu, jak i wsparcie we wdrożeniu oraz bezpieczeństwie danych.