Bezpieczeństwo danych w elektronicznym obiegu dokumentów to jedno z kluczowych wyzwań, przed którymi stają firmy wdrażające cyfrowe procesy. Skuteczna ochrona to obowiązek prawny i gwarancja zaufania klientów.

Bezpieczeństwo danych w elektronicznym obiegu dokumentów

Nowoczesne systemy Elektronicznego obiegu dokumentów muszą radzić sobie nie tylko z cyberatakami, ale i błędami ludzkimi czy utratami danych w wyniku awarii. Warto znać najważniejsze mechanizmy zabezpieczające i wiedzieć, jak wygląda ochrona informacji w praktyce.

Jakie dane są przetwarzane w systemach EOD?

Systemu elektronicznego obiegu dokumentów przetwarzają wiele wrażliwych informacji, których ochrona jest kluczowa dla bezpieczeństwa organizacji. Mogą to być dane osobowe pracowników, klientów i kontrahentów, informacje finansowe, umowy, zgody, decyzje administracyjne, a także korespondencja firmowa. W przypadku sektorów takich jak księgowość, HR czy ochrona zdrowia, przetwarzane dokumenty mogą zawierać szczególnie chronione dane. Dlatego cyfrowy obieg dokumentów musi być zaprojektowany tak, aby każda operacja była rejestrowana i kontrolowana, a każda ingerencja w dane możliwa do zweryfikowania. Systemy takie jak Integrity+ umożliwiają m.in. wykrywanie prób manipulacji plikiem dzięki kontroli integralności, co stanowi dodatkową warstwę zabezpieczeń.

Zagrożenia dla cyfrowych dokumentów – czego się obawiać?

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) usprawnia pracę firm i instytucji, ale jednocześnie wiąże się z koniecznością wdrożenia zaawansowanych zabezpieczeń. W przeciwieństwie do dokumentów, dokumentacja cyfrowa może zostać przechwycona, zmodyfikowana lub usunięta bez śladu, jeśli nie zastosujemy odpowiednich środków ochronnych. Bezpieczeństwo danych w systemie EOD to nie tylko kwestia zgodności z przepisami, ale również budowania zaufania klientów i reputacji firmy. Systemy muszą spełniać szereg wymogów z zakresu ochrony informacji – od poufności, przez integralność, po dostępność danych. To nie tylko ochrona przed cyberatakami, ale też zapewnienie kontroli nad tym, kto ma dostęp do konkretnych dokumentów i co może z nimi zrobić.

Środki bezpieczeństwa: szyfrowanie, autoryzacja, backup

Współczesne systemy EOD wykorzystują różnorodne technologie i mechanizmy bezpieczeństwa, które chronią dokumenty na każdym etapie ich obiegu. Począwszy od utworzenia, przez przesyłanie, aż po archiwizację. Do najważniejszych należą:

• Szyfrowanie danych – zarówno podczas przesyłania dokumentów, jak i ich przechowywania. W razie przechwycenia danych przez osoby nieuprawnione, dokumenty nie będą możliwe do odczytania.
• Autoryzacja i uwierzytelnianie użytkowników – np. logowanie dwuetapowe, tokeny sprzętowe lub certyfikaty kwalifikowane.
• Kontrola wersji dokumentów i ścieżki audytu – pozwala na weryfikację, kto i kiedy dokonał zmian w danym dokumencie i umożliwia przywrócenie wcześniejszych wersji.
• Uprawnienia i polityki dostępu – pozwalają przypisywać role i poziomy dostępu do dokumentów w zależności od działu, funkcji czy poziomu stanowiska.
• Backup danych i systemy awaryjne – zapewniają odzyskanie dokumentów w razie awarii, ataku ransomware lub innego incydentu.

Nowoczesną technologię zapewniającą niepodważalną integralność dokumentów stosuje Integrity+. Dzięki zastosowaniu sum kontrolnych i mechanizmów znakowania czasem, umożliwia wykrycie każdej próby manipulacji treścią dokumentu. System oferuje wiele rozwiązań, które zwiększają zaufania do cyfrowych procesów. Świetnie sprawdza się w branżach wymagających wysokiej zgodności z regulacjami prawnymi.

RODO a EOD – jak spełnić wymogi ochrony danych

Zgodność z RODO to jeden z kluczowych obowiązków firm, które wdrażają elektroniczny obieg dokumentów. Przepisy unijne wymagają, by administratorzy danych dbali o ich poufność, integralność i dostępność. Oznacza to m.in. konieczność ograniczenia dostępu do danych tylko do upoważnionych osób, zapewnienia możliwości ich sprostowania i usunięcia oraz dokumentowania działań podejmowanych w celu ich ochrony. Bezpieczeństwo danych w EOD musi obejmować środki techniczne, jak szyfrowanie danych i organizacyjne np. w formie polityki przetwarzania informacji.

Najlepsze praktyki i certyfikaty bezpieczeństwa

W celu zapewnienia najwyższego poziomu ochrony dokumentów elektronicznych, firmy powinny kierować się sprawdzonymi praktykami branżowymi oraz korzystać z rozwiązań, które posiadają odpowiednie certyfikaty. Standardem jest zgodność z normą ISO/IES 27001, która dotyczy systemów zarządzania bezpieczeństwem informacji. Należy też regularnie aktualizować oprogramowanie i szkolić pracowników w zakresie cyberbezpieczeństwa. Nowoczesne systemy EOD, jak Integrity+, umożliwiają pełną kontrolę nad dostępem, historią zmian i archiwizacją, co zwiększa bezpieczeństwo cyfrowego obiegu dokumentów.

Dlaczego bezpieczeństwo danych w EOD to priorytet?

Każdy incydent, od wycieku danych po ich utratę, może wiązać się z realnymi stratami finansowymi i utratą reputacji. Dlatego bezpieczeństwo danych w EOD to świadoma strategia, która musi objąć całą organizację. Inwestowania w narzędzia, które umożliwiają szyfrowanie, backup czy systemy uwierzytelniania przynosi długofalowe korzyści. Pomagają spełnić wymogi prawne i dają poczucie bezpieczeństwo i kontroli. Warto pamiętać, że zagrożenia ewoluują, dlatego systematyczne aktualizowanie zabezpieczeń to konieczność.

Czego należy oczekiwać od współczesnych systemów EOD w zakresie bezpieczeństwa?

Decydując się na konkretne narzędzie, upewnijmy się na samym początku, iż posiada ono sprawdzone mechanizmy ochrony przed zagrożeniami. Od dawna na rynku funkcjonują respektowane na całym świecie wytyczne i standardy gwarantujące bezpieczeństwo danych. Niestety nie każdy producent systemu obiegu dokumentów dba o to, aby stosować i regularnie weryfikować poziom zabezpieczeń istotny dla swoich produktów. Nie chcielibyśmy przecież, aby nasze dane (w tym dane osobowe) były dostępne dla niezautoryzowanych użytkowników lub wyciekły poza organizację.

Przykładem zaufanego dostawcy takiego systemu jest producent wiodącej na rynku aplikacji do Elektronicznego Obiegu Dokumentów Integrity+. Jest to pierwsza firma w Polsce, która otrzymała certyfikat „Data Protected”, co oznacza, że oferowany System Zarządzania Dokumentami spełnia rygorystyczne wymogi bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych. Zastosowanie w aplikacji certyfikatu bezpieczeństwa 2waySSL (szyfrowanie komunikacji), integracja się z Active Directory / LDAP oraz spełnienie wymogów GIODO, RODO oraz norm ISO 27001 i ISO 20000 powoduje, że użytkownik Integrity+ czuje się bezpieczny.