Dowiedz się, jak systemy EOD usprawniają codzienne procesy w firmie. Automatyzacja dokumentów to oszczędność czasu i eliminacja błędów.

Automatyzacja procesów biznesowych dzięki EOD

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów usprawniają pracę, eliminują błędy i pozwalają firmom działać szybciej i efektywniej. W artykule przedstawiamy, jak EOD wspiera codzienne operacje i od czego zacząć jego wdrożenie.

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów (EOD)?

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) coraz częściej stają się fundamentem efektywnie działających organizacji. Ich rola nie kończy się jednak na porządkowaniu plików i ograniczeniu papieru. W rzeczywistości EOD to narzędzie, które może znacząco przyspieszyć i zautomatyzować codzienne procesy biznesowe, pozwalając oszczędzać czas, zasoby i energię pracowników. Nie dotyczy to tylko wielkiej korporacji. Również mniejsze firmy mogą dzięki niej znacząco uprościć działania operacyjne i poprawić komunikację między działami. Najważniejsze, aby właściwie dopasować i wdrożyć system do danej specyfiki organizacji.

Jak EOD wspiera automatyzację procesów biznesowych

Systemy EOD pozwalają na świetną automatyzację ścieżek procesowych – od inicjacji dokumentów po jego zatwierdzenie i archiwizację. Mogą przypominać o terminach czy pilnować składania podpisów. Dodatkowe funkcje, jak integracje z ERP, podpis kwalifikowany czy tagowanie dokumentów, pozwalają dostosować obieg do struktury i dynamiki firmy.  Wdrożenie systemu EOD przekłada się na realne oszczędności czasu i kosztów operacyjnych. Procesy, które wymagały wielu godzin pracy administracyjnej, dzięki automatyzacji można zrealizować w kilka minut. Firmy mogą ograniczyć koszty związane z drukiem i przechowywaniem dokumentów, a także redukują liczbę błędów wynikających z ręcznego przetwarzania danych.

Przykłady zastosowań EOD w różnych działach firmy

Automatyzacja przy użyciu EOD sprawdza się w niemal każdym dziale organizacji. W HR umożliwia szybsze zarządzanie dokumentacją pracowniczą, taką jak umowy, wnioski urlopowe czy zgłoszenia do ZUS. W Księgowości EOD usprawnia obsługę faktur, korekt i rozliczeń, umożliwiając lepsze planowanie budżetu i szybsze reagowanie na zmiany w przepisach. Dzięki możliwości integracji z GUS czy KRS, systemy jak Integrity+ pozwalają na kompleksowe zarządzanie danymi. W działach zakupów, administracji czy zarządzania, automatyzacja przekłada się na większą elastyczność operacyjną.

Korzyści z automatyzacji procesów: szybkość, przejrzystość, oszczędność

Systemy EOD pozwalają zautomatyzować wiele powtarzalnych, rutynowych zadań, które do tej pory angażowały pracowników.

• Obieg faktur kosztowych i sprzedażowych – automatyczne przepisywanie do odpowiednich osób, weryfikacja danych, zatwierdzanie i przesyłanie do księgowości.
• Obsługa wniosków i pism wewnętrznych – np. wniosków urlopowych, zapotrzebowani zakupowych czy zgłoszeń kadrowych.
• Archiwizacja dokumentów – system samodzielnie przypisuje dokument do odpowiedniego folderu.
• Generowanie raportów i powiadomień – np.  o zbliżających się terminach płatności albo brakujących załącznikach.
• Przypomnienia i ścieżki zatwierdzania – ustalane wcześniej sekwencje działań, które automatyzują przebieg procesu i ograniczają potrzebę ręcznej ingerencji.

Dzięki temu dokumenty nie giną, decyzje nie są opóźniane, a cały obieg informacji staje się szybszy, bardziej przejrzysty i mniej podatny na błędy.

Od czego zacząć wdrożenie EOD w firmie?

Wdrożenie systemu EOD warto rozpocząć od analizy obecnych procesów i zidentyfikowania obszarów, które są najbardziej czasochłonne lub podatne na błędy. Dobrym punktem wyjścia może być obieg faktur kosztowych, dokumentacja kadrowa lub zatwierdzanie wniosków. Następnie należy wybrać system dopasowany do wielkości firmy, struktury organizacyjnej i wymagań branżowych. Nie należy zapominać również o zaangażowaniu zespołu i właściwym przeszkoleniu użytkowników. Automatyzacja procesów przynosi najlepsze rezultaty, gdy każdy rozumie nowe zasady i korzyści z nich płynące.

Jaki system do Elektronicznego Zarządzania Dokumentami wybrać?

Zwróćmy uwagę na systemy, które są w stanie w pełni odzwierciedlić charakterystykę przedsiębiorstwa, wynikającą z historii danej firmy, środowiska, w którym organizacja funkcjonuje i specyfiki branży. Systemem, który posiada takie cechy, jest Integrity+. Kluczową fazą wdrożenia tego systemu jest analiza wymagań oraz procesów podlegających cyfryzacji. Wykonanie analizy gwarantuje, że klient otrzyma produkt skrojony na miarę jego potrzeb i oczekiwań. Dodatkowo pozwala zautomatyzować procesy, zadania, które początkowo nie były uwzględniane w specyfikacji potrzeb przygotowanej przez organizację. Ponadto Integrity+ to narzędzie procesowe klasy EAS, mogące z jednej strony działać autonomicznie, ale również agregować dane z zewnętrznych systemów informatycznych, co oznacza, że ma zdolność układać, obsługiwać i optymalizować procesy, których realizacja zwykle wykracza poza obręb i kompetencje jednego działu.