FAQ

Analiza przedwdrożeniowa to zebranie informacji na temat stanu obecnego w firmie Klienta, oraz oczekiwań od nowego systemu. Analiza pozawala ustalić czy i w jakim zakresie jest wymagana integracja z innymi systemami, formę tej integracji oraz wycenić prace wdrożeniowe (których wycena jest niemożliwa bez precyzyjnego określenia zakresu prac). Analiza składa się z kilku etapów : Opis stanu obecnego Opis oczekiwań Klienta Opracowanie propozycji wdrożenia – wspólne ustalenie zakresu Wycena poszczególnych elementów wdrożenia

Czas wdrożenia uzależniony jest od zakresu i stopnia skomplikowania projektu, a także specyfiki wymagań oraz zaangażowania Klienta. Najczęściej bardziej zaawansowane wdrożenie dzieli się na etapy, a każdy z etapów jest realizowany w około 3 miesiące.

Tak, EZD może się integrować z każdym systemem bazodanowym. Integracja zależy również od systemu z którym należy się zintegrować, tzn. zakresu, w jakim dany system jest w stanie „wymieniać się danymi” z EZD. Integracja może być jednokierunkowa, lub dwukierunkowa (przepływ informacji w jedną lub obydwie strony).

Tak, system EZD może rozdzielać dostęp do różnych obszarów dla poszczególnych pracowników.

Jednocześnie z systemu może korzystać dowolna ilość pracowników, ograniczenia występują po stronie sprzętowej.

Tak, EZD ma cały zestaw gotowych raportów, ale na specjalne życzenie klientów dostosowujemy raporty do indywidualnych wymagań lub tworzymy zupełnie nowe raporty.

Tak, nasi Klienci mają możliwość samodzielnego tworzenia i modyfikacji raportów w systemie. Oczywiście wymagana jest podstawowa wiedza informatyczna.

Tak, jeżeli dane są w formie tabelarycznej można jednym przyciskiem eksportować dane do pliku w formacie CSV (który obsługuje Microsoft Excel).

Tak, można wybrane raporty eksportować do formatów PNG, JPEG, PDF, SVG.

Tak, EZD może pobierać dane z bazy GUS.

Tak, EZD zapisuje do dziennika zdarzeń wszystkie czynności podejmowane przez użytkowników.

Składnikami ceny są: Licencje na Moduły systemu Licencje użytkowników Komponenty dodatkowe Prace wdrożeniowe i szkoleniowe

OCR ang.” Optical Character Recognition” - Mechanizm najczęściej wykorzystywany na etapie rejestracji faktur, który samodzielnie odczytuje dane finansowe z obrazu dokumentu (nazwy podmiotów, NIP, kwoty pogrupowane po stawce VAT, daty, numer konta, itd.).

Końcowa skuteczność dochodzi do poziomu około 97 %. W celu osiągnięcia tego poziomu, na etapie wdrożenia pobieramy od Klienta paczkę faktur z jednego miesiąca i poddajemy procesowi OCR-owania. Aby poprawić jego skuteczność dopasowujemy wewnętrzne algorytmy EZD do specyfiki Klienta.

W przeważającej większości przypadków niestety nie (drukarki igłowe to zestaw kropek, a OCR rozpoznaje znaki, które są pisane w jednym ciągu).

Tak, co skutkuje później możliwością wyszukiwania dowolnych dokumentów znajdujących się w EZD na podstawie słów kluczy w treści (Full-Text Search)

EZD w przeciwieństwie do innych systemów ma wbudowany OCR, dzięki czemu jest on jego integralną częścią. Dzięki temu: Nie ma potrzeby dokupowania zewnętrznych licencji, które niejednokrotnie stanowią bardzo duży koszt. Nie ma konieczności płacenia za każdą stronę OCR’owaną, EZD daje nielimitowaną ilość skanowanych stron. Nie ma konieczności wskazywania dla każdej nowej faktury miejsca, w którym znajdują się dane potrzebne do przetwarzania (nasz OCR sam rozpoznaje, gdzie znajdują się wymagane dane, które za każdym razem mogą znajdować się w innym miejscu skanowanego). Nasz OCR, automatycznie wypełnia pola, które później są wymagane dla eksportu z punktu widzenia systemu księgowego (grupuje osobno kwoty w podziale na różne stawki VAT)

Tak, dzięki użyciu szablonów dokumentów możemy mieć własny wzór faktury.

TAK, najczęściej w EZD implementuje się identyczny plan kont księgowych jak w systemie księgowym, a następnie po opisaniu, rozksięgowaniu, akceptacji i sprawdzeniu całość danych zostaje wyeksportowania do systemów księgowych, np.: SAP, NAV, Optima, Symfonia, Subiekt GT, Wapro i innych.

Tak, dzięki dodatkowym i dedykowanym filtrom w module „Faktury” w bardzo krótkim czasie można zawęzić parametry wyszukiwania.

Tak, dzięki eksportowi płatności do pliku (np. w formacie ELIXIR), można w ten sposób zapłacić dowolną ilość faktur.

Tak, najczęściej w EZD implementuje się identyczny plan kont księgowych tak, jak w systemie księgowym.

Tak, EZD umożliwia zarządzanie projektami i pozwala np. tą samą fakturę innymi kwotami rozksięgować na konta księgowe, a innymi na projekty (dzięki czemu można precyzyjnie kontrolować koszty w projektach).

Tak, można zarówno rejestrować jak i wytwarzać dokumenty księgowe o dowolnym typie. Łączenie ich z fakturą główną odbywa się poprzez „zlinkowanie” (wskazanie przy pomocy mechanizmu łączenia) z dokumentem powiązanym.

Przykłady dla dwóch typów faktur, kosztowej i sprzedażowej: Sprzedażowe – możemy zaznaczyć ręcznie (po otrzymaniu płatności w banku odnajdujemy fakturę i potwierdzamy ręcznie jej spłatę), albo półautomatycznie przy użyciu pliku ściągniętego z banku w formacie MT940. Kosztowe – możemy zaznaczyć ręcznie (wyszukać fv w systemie i potwierdzić ręcznie spłatę) lub wyeksportować płatności w pliku w formacie „ELIXIR”, zaimportować plik do banku i jednym plikiem spłacić dowolną ilość faktur (potwierdzając w systemie export płatności w pliku do banku automatycznie wykonując w ten sposób płatności.)

Tak, dzięki szablonom dokumentów można np. generować umowy, zamówienia, zlecenia, wnioski, oferty, pisma, tworzenie własnych wydruków, itd.

Tak, służy do tego dedykowany modeler.

Tak, EZD umożliwia zaawansowaną kontrolę dostępu (nie tylko do dokumentów, ale również do raportów, czy obszarów. Kontrola dostępu odbywa się dwupoziomowo – albo na poziomie indywidualnych ustawień pracownika i dokumentu, albo na poziomie ról i uprawnień do roli w systemie.

Tak, dzięki rozbudowanym mechanizmom możemy również ustawiać indywidualne filtry na poszczególne obszary.

Tak, istnieje możliwość wysyłania e-mailem wygenerowanych dokumentów z systemu EZD.

Przeciętnie jedna strona dokumentu to około 250 do 350 KB. Skanujemy wówczas dokument w rozdzielczości do 300 DPI.

Tak, przy zakupie licencji bezterminowej można zainstalować EZD na swoich serwerach.

Windows Server 2012 R lub wyższy oraz SQL Server 2014 Express lub wyższy (wersja Express ogranicza wielkość bazy danych do 10GB)

Nie, system jest tak skonstruowany, aby w bazie danych przetrzymywać tylko metadane, a wszystkie załączniki trzymane są na osobnej przestrzeni dyskowej.