Współczesne systemu zarządzania dokumentacją przestały pełnić funkcję jedynie cyfrowego archiwum. To potężne silniki przetwarzania informacji, które rejestrują każdą operację biznesową. Nie wystarczy jednak samo gromadzenie rekordów, trzeba też wiedzieć, jak je przetworzyć w wiedzę. Platformy workflow stają się więc narzędziami Business Intelligence, dostarczając kadrze zarządzającej twardych dowodów niezbędnych do podejmowania strategicznych decyzji.

Jakie dane gromadzi system EOD?

Fundamentem każdej analizy jest jakość i kompletność danych wejściowych. Platformy obiegu dokumentów zbierają informacje, które w innych systemach często są pomijane lub niedostępne. Chodzi przede wszystkim o metadane procesowe jak, np. czas trwania poszczególnych etapów, obciążenie konkretnych pracowników czy historię zmian dokumentacji. Zaawansowana analityka EOD pozwala spojrzeć na firmę przez pryzmat efektywności operacyjnej, identyfikując wąskie gardła. Dzięki temu menadżerowie mogą analizować, jak długo trwał proces opłacania faktur i kto jest odpowiedzialny za ewentualne opóźnienia. W takich rozwiązaniach jak Integrity+ dane finansowe są ściśle powiązane z budżetami projektowymi i centrami kosztów. System gromadzi również informacje o czasie pracy użytkowników przy konkretnych zadaniach, co pozwala na precyzyjne wyliczanie rentowności realizowanych zleceń.

Edytor raportów – tworzenie własnych zestawień

Każde przedsiębiorstwo ma swoją specyfikę i wymaga innego spojrzenia na zgromadzone informacje. Standardowe szablony często okazują się niewystarczające, dlatego kluczową funkcjonalnością jest możliwość samodzielnego definiowana parametrów analizy. Elastyczne raporty w EOD powstają dzięki wbudowanym kreatorom, które pozwalają na wybór kolumn, filtrów i zakresów dat bez wiedzy programistycznej.

Przykładem takiej elastyczności jest Integrity+, który udostępnia prosty w obsłudze edytor zestawień. Umożliwia on tworzenie własnych struktur w oparciu o zapytania SQL, zapisywane jako tzw. procedury przechowywania. Dzięki temu firma może budować bibliotekę raportów zorganizowaną w przejrzystą strukturę drzewa katalogów, co ułatwia szybkie dotarcie do potrzebnych w danej chwili informacji.

Dashboardy menedżerskie w EOD

Dla kadry zarządzającej najważniejsza jest szybkość dostępu do kluczowych wskaźników efektywności (KPI). Przeglądanie wielostronicowych tabel w Excelu jest czasochłonne i mało czytelne. Rozwiązaniem są interaktywne dashboardy EOD, które w formie wizualnej prezentują stan organizacji w czasie rzeczywistym. Wykresy słupkowe, kołowe czy licznik postępu pozwalają łatwo ocenić status realizacji projektów czy poziom wykorzystania budżetu. W systemie Integrity+ wykresy są w pełni interaktywne, co oznacza, że użytkownik może ręcznie przybliżać interesujące go fragmenty oraz dynamicznie filtrować serie danych. Co więcej, platforma została dostosowana do wyświetlania statystyk na dużych monitorach, np. telewizorów.

Cykliczna wysyłka raportów i alerty

Skuteczne raportowanie EOD nie powinno wymagać od użytkownika ciągłego logowania się do systemu i ręcznego wyklikiwania danych. Nowoczesne narzędzia działają w modelu proaktywnym, dostarczając informacje bezpośrednio do zainteresowanych osób. Automatyzacja wysyłki sprawia, że raporty mogą być dostarczane regularnie ma adresy mailowe osób zainteresowanych. Funkcjonalność ta jest standardem w Integrity+. System posiada mechanizm cyklicznego generowania i dystrybucji raportów do zdefiniowanych grup odbiorców. Dodatkowo system dba o terminowość, wysyłając powiadomienia o zbliżających się datach końcowych umów czy zadań.

Integracja z danymi zewnętrznymi

System obiegu dokumentów nie działa w próżni. Aby raporty menadżerskie EOD dawały pełny obraz sytuacji, muszą często łączyć dane procesowe z informacjami pochodzącymi z innych źródeł, takich jak programy księgowe, magazynowe czy logistyczne. Integracja pozwala na tworzenie przekrojowych analiz, np. porównujących planowaną marżę z rzeczywistymi kosztami zaksięgowanymi w systemie EPR.
Integrity+ realizuje to założenie, generując raporty zarówno w oparciu o własną bazę danych, jak i dane pobierane w trybie rzeczywistym z zewnętrznych systemów informatycznych. Dzięki temu EOD staje się nadrzędną warstwą analityczną, która spina całą infrastrukturę IT w firmie, dostarczając spójnych i wiarygodnych danych do podejmowania decyzji strategicznych.

Dostęp do raportów na urządzeniach mobilnych

Współczesny biznes nie dzieje się wyłącznie przy biurku. Dlatego tak ważne jest, aby raporty w EOD były responsywne i czytelne na każdym ekranie. Możliwość sprawdzenia stanu akceptacji faktur czy wykonania budżetu na smartfonie daje menadżerom komfort i poczucie kontroli niezależnie od miejsca pobytu. Twórcy Integrity+ zadbali o ten aspekt, zapewniając wyświetlanie raportów na laptopach, tabletach czy smartfonach. Nie można zapominać, jak istotne jest bezpieczeństwo danych. Dostęp mobilny musi być chroniony certyfikatem. Mobilność sprawia, że dashboardy EOD są zawsze pod ręką, wspierając dynamiczny styl zarządzania w nowoczesnym przedsiębiorstwie.