Proces zarządzania podróżami służbowymi potrafi być bardzo skomplikowany. Pracownicy gubią papierowe paragony, działy kadr ręcznie przeliczają kursy walut, a księgowość traci czas na wyjaśnianie niezgodności w opisach faktur. Taki model jest bardzo podatny na błędy ludzkie. Cyfryzacja tego obszaru to nie tylko wygoda, ale przede wszystkim realna oszczędność czasu i pieniędzy.

Jak wygląda obsługa delegacji w systemie EOD?

Wdrożenie cyfrowego workflow zmienia podejście do wyjazdów biznesowych, traktując je jako spójny proces, a nie zbiór oderwanych od siebie wydarzeń. Cyfrowy obieg dokumentów w delegacji spina w jedną całość etap planowania, akceptacji, realizacji oraz końcowego rozliczenia. Dzięki temu wszystkie dane znajdują się w jednej bazie, do której dostęp mają tylko uprawnione osoby. Eliminuje to chaos komunikacyjny i sytuacje, w których wniosek urlopowy może, np. kolidować z zaplanowanym wyjazdem.

Platforma Integrity+ jest przykładem rozwiązania, które automatyzuje, porządkuje i usprawnia procesy, co pozwala skrócić czas ich realizacji. W takim środowisku delegacje EOD są monitorowane na każdym etapie. Przełożony widzi status wniosku, pracownik otrzymuje powiadomienia o dalszych krokach, a dział finansowy ma podgląd w planowanie wydatki.

Elektroniczne wnioski delegacyjne

Podróż służbowa zaczyna się od zgody przełożonego. Pracownik wypełnia prosty formularz w postaci cyfrowej, w którym określa cel, termin oraz szacunkowe koszty wyjazdu. Akceptacja wniosku przez managera uruchamia kolejne kroki, jak rezerwacja hotelu czy wypłata zaliczki Delegacje EOD w nowoczesnym wydaniu umożliwiają procesowanie delegacji z dowolnego miejsca. Tak jest także w przypadku Integrity+, gdzie dzięki dostępowi do aplikacji przez przeglądarkę internetową lub aplikację mobilną proces może być kontynuowany niezależnie od fizycznej obecności użytkownika w biurze..

Automatyczne przeliczanie diet i ryczałtów

Największym wyzwaniem dla działów rozliczeniowych jest matematyka związana z czasem pracy i należnymi świadczeniami. Skomplikowane rozliczenia delegacji EOD staje się proste, gdy system przejmuje rolę kalkulatora. Algorytmy automatycznie wyliczają wysokość diet na podstawie czasu rozpoczęcia i zakończenia podróży, uwzględniając przy tym zapewnione posiłki, które pracownik może zaznaczyć w formularzu. Szczególnie istotne jest to wówczas, gdy w grę wchodzą delegacje zagraniczne. Systemy EOD mogą wspierać ten proces, np. automatycznie pobierając kursy walut z NBP dla odpowiedniego dnia, co eliminuje ryzyko błędów przy przewalutowaniu. Obsługiwane są też w ten sposób korekty związane z przekraczaniem granic i zmianą stawek diet w zależności od odwiedzanego kraju.

Kilometrówki i koszty podróży służbowych

Wykorzystanie prywatnego samochodu do celów służbowych to standard w wielu organizacjach, ale też możliwe źródło nadużyć i pomyłek. Cyfrowa kilometrówka EOD rozwiązuje ten problem, oferując narzędzia do precyzyjnego ewidencjonowania tras. Zastępuje to konieczność ręcznego wpisywania miast i dystansów z licznika. Integrity+ posiada moduł geolokalizacji, który umożliwia rejestrowanie i odtwarzanie trasy, a także integrację z nawigacją Google. Dzięki temu system może precyzyjnie wyliczyć liczbę przejechanych kilometrów i na podstawie zdefiniowanej stawki automatycznie obliczyć kwotę zwrotu. Taka kilometrówka EOD jest niepodważalna i w pełni transparentna.

Integracja delegacji z obiegiem kosztów

Podróż służbowa to również faktury za noclegi i autostrady czy spotkania z klientami. W nowoczesnym systemie rozliczanie delegacji EOD jest ściśle powiązane z cyfrowymi archiwami dokumentów. Pracownik po otrzymaniu faktury może od razu zrobić jej zdjęcie i przesłać do systemu.

Integrity+ wspiera ten proces dzięki funkcji automatycznego OCR, który odczytuje dane z dokumentu bez konieczności ręcznego przepisywania. Co więcej, moduł projektowy w Integrity+ pozwala łatwo rozksięgować takie faktury na konkretny projekt, co jest kluczowe dla analizy rentowności. Można wygenerować gotową paczkę przelewów zwrotnych dla pracownika oraz odpowiednie dekrety księgowe.

Korzyści dla pracowników, kadr i księgowości

Ostatnim ogniwem jest współpraca z systemami finansowo-księgowymi. Ręczne przepisywanie danych z rozliczonego wniosku do programu EPR to strata czasu. Wysokiej klasy rozwiązanie oferuje pełną integrację. Integrity+ integruje się obustronnie z systemami takimi jak SAP, Optima czy Symfonia, co pozwala na automatyczny eksport zaksięgowanych dokumentów. Dla pracownika delegacje EOD oznaczają szybszy zwrot pieniędzy na konto. Dla kadr i księgowości to pewność, że wszystkie dokumenty są kompletne, opisane i zatwierdzone zgodnie z procedurą. Delegacje zagraniczne EOD przestają być koszmarem przeliczeń walutowych, a stają się standardową, szybką operacją.