Utrzymanie porządku w firmowych zasobach to wyzwanie. Arkusze kalkulacyjne, które miały być wybawieniem, szybko stają się nieaktualne, a papierowe teczki z podpisami pracowników gubią się w działach kadr. W efekcie, gdy przychodzi moment zwrotu sprzętu, nikt nie ma pewności, co dokładnie zostało wydane i w jakim stanie. Rozwiązaniem tego chaosu jest przeniesienie ewidencji do cyfrowego środowiska pracy.

Dlaczego ewidencja aktywów w firmach sprawia problemy?

Głównym źródłem kłopotów w tradycyjnym podejściu jest rozproszenie danych. Dział IT prowadzi własną listę komputerów, administracja spisuje meble, a flota samochodowa funkcjonuje w osobnym programie. Brak integracji sprawia, że ewidencja wyposażania EOD staje się koniecznością dla organizacji chcących zachować spójność informacji. Ręczne wprowadzanie zmian w kilku miejscach jednocześnie rodzi błędy, np. literówki w numerach seryjnych czy pomyłki w nazwiskach użytkowników. Weryfikacja stanu posiadania często opiera się na zawodnej pamięci pracowników, zamiast na twardych danych. Bez centralnego systemu trudno ustalić, czy dany monitor stoi na biurku w księgowości, czy może leży w magazynie jako zapasowy.

Elektroniczny rejestr sprzętu w systemie EOD

Cyfryzacja pozwala na stworzenie jednej, spójnej bazy danych, dostępnej dla wszystkich uprawnionych departamentów. Profesjonalny rejestr sprzętu EOD umożliwia precyzyjną kategoryzację zasobów, co znacznie ułatwia późniejsze wyszukiwanie. Każdy element, niezależnie od tego, czy jest to licencja na oprogramowanie, drukarka czy samochód służbowy, otrzymuje unikalną kartotekę.

W rozwiązaniach takich jak Integrity+, każdy z przedmiotów jest klasyfikowany w oparciu o zdefiniowane grupy aktywów, co pozwala zachować logiczny porządek. Co więcej, system pozwala na błyskawiczne sprawdzenie lokalizacji danego zasobu – wiemy dokładnie, ile sztuk znajduje się fizycznie w magazynie, a ile zostało wydanych do użytkowania.  Taki poziom szczegółowości sprawia, że rejestr sprzętu EOD staje się wiarygodnym źródłem wiedzy dla całej firmy. Umożliwia wyszukiwanie po nazwie, producencie czy numerze seryjnym.

Historia aktywów i zmiany właścicieli

Kluczową przewagą systemów cyfrowych nad Excelem jest dynamiczność danych. Statyczna lista mówi nam tylko o stanie obecnym, podczas gdy skuteczne zarządzanie aktywami EOD wymaga pełnej wiedzy historycznej. Karta produktu w systemie powinna odzwierciedlać cały cykl życia urządzenia: od momentu przyjęcia na stan, przez wszystkie naprawy, aż po zmianę użytkownika. Dzięki temu w przypadku awarii technik ma natychmiastowy wgląd w to, co działo się ze sprzętem wcześniej.

Integrity+ realizuje tę funkcję, przechowując pełną listę zdarzeń dla każdego elementu w bazie. Rejestrowane są tam incydenty, przekazania, zwroty, a nawet likwidacja środka trwałego. Taka transparentność jest nieoceniona przy rozliczaniu pracowników czy planowaniu budżetów na wymianę floty komputerowej. Wiadomo dokładnie, który sprzęt jest awaryjny, a który służy latami bez zarzutu.

Protokoły przekazania i odbioru sprzętu

Formalizacja wydania narzędzi pracy to moment, w którym biurokracja może paraliżować procesy. Drukowanie dokumentów w dwóch egzemplarzach, zbieranie podpisów, a następnie skanowanie to strata czasu. Cyfrowe protokoły przekazania EOD automatyzują tę czynność, pozwalając na wygenerowanie odpowiedniego formularza jednym kliknięciem. Nowy pracownik może potwierdzić odbiór na tablecie lub poprzez profil pracowniczy, a dokument od razu trafia do archiwum.

System Integrity+ usprawnia ten proces, pomagając generować elektroniczne protokoły nie tylko przekazania, ale też zwrotu czy likwidacji. Przewiduje też możliwość wydawania sprzętu osobom spoza organizacji, co jest kluczowe przy współpracy z kontraktorami czy freelancerami. Dzięki temu protokoły przekazania EOD są zawsze bezpieczne i łatwe do odnalezienia w razie sporu.

Inwentaryzacja aktywów z wykorzystaniem EOD

Coroczny spis to dla wielu firm operacyjny koszmar. Nowoczesna inwentaryzacja w EOD zmienia ten proces w szybką i bezbolesną procedurę. Wykorzystanie technologii mobilnych czy kodów QR pozwala na błyskawiczną weryfikację stanu posiadania poprzez proste zeskanowanie etykiety na urządzeniu. Nie trzeba już ręcznie odszukiwać pozycji, system sam rozpoznaje przedmiot i aktualizuje jego status. W Integrity+ każdy kod QR jednoznacznie identyfikuje aktywo, a sama inwentaryzacja realizowana jest przy użyciu wygodnej aplikacji mobilnej wyposażonej w czytnik. Jest to szczególnie pomocne w zarządzaniu sprzętem, który znajduje się poza biurem, np. u handlowców czy pracowników zdalnych. Taka inwentaryzacja w EOD eliminuje błędy ludzkie i pozwala na zakończenie spisu w bardzo krótkim czasie.

Korzyści dla IT, administracji i kadr

Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania zasobami przynosi ulgę wielu działom. IT zyskuje pełną kontrolę nad infrastrukturą i licencjami, administracja łatwiej planuje zakupy, a dział HR ma pewność, że proces offboardingu pracownika przebiegnie sprawnie, a wszystkie powierzone narzędzia wrócą do firmy. Zastąpienie arkuszy kalkulacyjnych dedykowanym modułem w systemie EOD to krok milowy w stronę uporządkowanej i nowoczesnej organizacji, w której każdy przedmiot na swojego właściciela i zapisana historię.