Organizacje coraz częściej dążą do pełnej automatyzacji procesów, a elastyczny workflow EOD to fundament sprawniej pracy z dokumentami. Możliwość tworzenia własnych reguł, schematów oraz reakcji systemu pozwala dopasować działanie narzędzia do indywidualnych potrzeb. Projektowanie obiegu dokumentów na szczęście nie wymaga specjalistycznej wiedzy programistycznej.

Graficzny edytor Workflow – podstawy działania

Graficzny edytor workflow umożliwia tworzenie procesów poprzez układanie elementów niczym klocków. Zamiast korzystać ze skomplikowanych definicji, użytkownik korzysta z kroków przedstawionych w formie przejrzystego schematu. Dzięki temu zarówno proste, jak i bardziej rozbudowane ścieżki akceptacji dokumentów mogą być projektowanie szybko i bez ryzyka błędów. W workflow EOD każdy etap procesu można opisać za pomocą akcji, ról oraz warunków, które określają sposób przetwarzania. Dodawanie nowych korków, przesuwanie ich czy zmiana powiazań odbywa się metodą „przeciągnij i upuść”. To znacząco ułatwia projektowanie obiegu dokumentów.

Systemy takie jak Integrity+ pełnią teżfunkcję kontrolną. Sprawdzają spójność danych, monitorują zgodność ustawień i ostrzegają o potencjalnych nieprawidłowościach w zaprojektowanej strukturze. Dzięki temu wprowadzone ścieżki akceptacji dokumentów działają stabilnie.

Projektowanie własnego procesu krok po kroku

Tworzenie indywidualnej logiki w workflow EOD rozpoczyna się od zdefiniowania celu procesu oraz określenia, jakie dokumenty będą nimi objęte. Następnie ustala się role uczestników. Te informacje pozwalają skonstruować pierwszą wersję schematu, którą można potem dowolnie rozbudowywać. Podczas pracy w edytorze workflow użytkownik samodzielnie ustawia kolejność działań, dodaje komentarze, ustala nazwy kroków i określa typ decyzji, jakie mogą zostać podjęte. Wszystko widoczne jest na graficznym schemacie. Projektowanie obiegu dokumentów jest procesem iteracyjnym. Zmiany można wprowadzać stopniowo, testować i korygować, zanim zostaną wprowadzone dla całego zespołu. Schematy można przenosić między działami lub projektami. Zostają przy tym zachowane wszystkie ustawienia i ścieżki akceptacji dokumentów.

Warunki przejść i reguły automatyzacji

Żeby proces był naprawdę efektywny, konieczne jest odpowiednie zarządzania warunkami decyzyjnymi. Systemy EOD takie jak Integity+ umożliwiają tworzenie reguł, które określają, kiedy dokument może przejść do kolejnego etapu, a kiedy powinien trafić do innej osoby lub zostać zatrzymany. Dzięki temu workflow w EOD może reagować na realne parametry, takie jak kwota na fakturze, status kontrahenta czy kompatybilność załączników. Reguły automatyzacji umożliwiają wykonywanie działań bez udziału pracownika. W edytorze workflow wszystkie warunki można ustalić za pomocą prostych formularzy. W efekcie projektowanie obiegu dokumentów pozwala tworzyć nie tylko liniowe schematy, ale też dynamiczne ścieżki dostosowane do specyfiki działu.

Najczęstsze scenariusze obiegów dokumentów

EOD wspiera wiele procesów, które powtarzają się w firmach niezależnie od branży. Dlatego workflow EOD często wykorzystuje się do tworzenia standardowych schematów, które później można edytować i dostosowywać do specyfiki firmy. Najpopularniejsze obiegi obejmują przede wszystkim kontrolę finansową, obsługę korespondencji oraz przetwarzanie różnego rodzaju wniosków. W każdym z tych przypadków edytor workflow pozwala uwzględnić zarówno proste przejścia, jak i rozbudowane ścieżki akceptacji dokumentów, w których uczestniczy kilka działów.

Obieg faktur

Jednym z najczęściej wdrażanych procesów jest obieg faktur kosztowych. Workflow EOD pozwala ustalić reguły dotyczące dekretacji, potwierdzania merytorycznego oraz kontroli finansowej. Ustawienia w edytorze workflow umożliwiają precyzyjne określenie kolejności działań i automatyczną walidację danych. Dzięki temu ścieżki akceptacji dokumentów są czytelne i przejrzyste. Ponadto niektóre z nich jak Integrity+ umożliwiają pełną integrację z platformą KSeF, co w połączeniu z automatyzacją obiegu faktur daje organizacji jeszcze większe korzyści.

Obieg pism i wniosków

W organizacjach bardzo często pojawia się potrzeba obsługi różnego rodzaju pism, zapytań, formularzy czy wniosków. Workflow w EOD umożliwia tworzenie dowolnie rozbudowanych dróg przekazywania dokumentów między działami. Edytor może obsłużyć zarówno krótką procedurę, jak i wieloetapowy obieg wymagający zaangażowania wielu osób. Ścieżki akceptacji dokumentów są uporządkowane, proces przebiega sprawnie.