Wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów niesie za sobą wiele korzyści biznesowych dla każdej firmy. Usprawnianie procesów, dostosowywanie się do norm prawnych i optymalizacja działań pracowników to obecnie niezbędne aspekty funkcjonowania w każdej z branż. Brak odpowiedniego przygotowywania do wdrożenia EOD może prowadzić do wielu problemów. Warto zawczasu przygotować się na nadchodzące wyzwania i przeprowadzić proces bez żadnych przeszkód.

Dlaczego wdrożenie EOD bywa problematyczne?

Coraz większa liczba firm decyduje się na wdrożenie EOD, czyli elektronicznego obiegu dokumentów. Robią to, aby m.in. usprawnić procesy biznesowe i ograniczyć koszty. Część organizacji w trakcie wdrożenia napotyka na pewne trudności. Najczęstsze problemy przy implementacji EOD dotyczą braku spójniej strategii, niedopasowania narzędzi do specyfiki firmy oraz oporu pracowników, którzy obawiają się zmian. Przez to wdrożenie może przesadnie przeciągać się w czasie albo nie przynosić oczekiwanych efektów.

Bariery techniczne i organizacyjne

Największe wyzwania EOD możemy podzielić na dwie grupy – techniczne i organizacyjne. W kwestii technologii, mogą pojawić się trudności z integracją systemu z już istniejącymi aplikacjami księgowymi, EPR czy CRM. Brak odpowiedniego wsparcia IT zwiększa ryzyko błędów i wydłuża proces. Firmy często mierzą się z brakiem jasno opisanych procesów. Jeżeli nie jest jasno określone, kto odpowiada za dany etap, to nawet najlepszy elektroniczny obieg dokumentów będzie działał chaotycznie. Pracownicy przyzwyczajeni do pracy z dokumentacją papierową z początku mogą mieć opory przed korzystaniem z nowego systemu. Oni również powinni otrzymać odpowiednie wsparcie w postaci szkoleń.

Jak przygotować firmę na wdrożenie EOD?

Zastanawiając się, jak wdrożyć EOD, warto zacząć od dokładnej analizy procesów. Należy zdecydować, które z nich wymagają optymalizacji, ustalić, jak wyglądają obecnie procedury akceptacji dokumentów i gdzie pojawiają się wąskie gardła. Następnym krokiem jest wybór odpowiedniego narzędzia. Warto postawić na rozwiązanie elastyczne, które można dostosować do specyfiki organizacji. Nie mniej ważnym krokiem jest również szkolenie pracowników. Jeżeli zrozumieją, jakie korzyści przynosi elektroniczny obieg dokumentów, szybciej wdrożą się w zmiany. Warto też zaplanować etapowe wdrożenie. Polecamy zacząć od jednego obszaru, np. faktur kosztowych, a dopiero później rozszerzyć system na kolejne pola funkcjonowania firmy.

Praktyczne porady – jak unikać typowych błędów?

Aby uniknąć najczęstszych problemów przy wdrażaniu EOD, firmy powinny przede wszystkim postawić na komunikację i edukację pracowników. Każdy z członków zespołu musi dokładnie wiedzieć, jak działa system, jakie daje możliwości i jakie obowiązki wynikają z nowych procedur. Dobrym rozwiązaniem jest wybór dostawy systemu, który oferuje nie tylko samo oprogramowanie, ale też wsparcie wdrożeniowe i doradztwo. Taką rolę pełni np. Integrity+, które zapewnia nie tylko technologię, ale również know-how i pomoc w przeprowadzeniu firmy przez proces cyfryzacji. Organizacja może zyskać partnera, który podpowie, jak unikać typowych pułapek i jak przygotować dokumentację zgodną z przepisami.

Ważne jest, aby nie traktować wdrożenia EOD jako jednorazowe projektu. System należy rozwijać, aktualizować i dostosowywać do zmian prawnych oraz biznesowych. Regularny audyt procesów pozwala stale usprawniać działanie systemu. Wyzwania EOD nie muszą być przeszkodą nie do pokonania.