Obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedno z najważniejszych wyzwań, przed jakimi stoją polskie firmy w najbliższych miesiącach. Przedstawiamy, jak przejść przez ten proces i uniknąć najczęstszych błędów

KSeF zmienia sposób, w jaki przedsiębiorstwa wystawiają, odbierają i przechowują faktury. System ma przynieść wiele korzyści, ale należy pamiętać, że jego wdrożenie wiąże się z szeregiem zmian. Kluczowe jest odpowiednie przygotowanie organizacji.

Czym jest KSeF i dlaczego jego wdrożenie jest obowiązkowe

Krajowy System e-Faktur to platforma udostępniona przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia wystawianie i odbieranie faktur w formacie ustrukturyzowanym. Od 2026 roku wdrożenie KSeF stanie się obowiązkowe dla większości podatników VAT. Celem jest usprawnienie obiegu dokumentów, ograniczenie nadużyć oraz automatyzacja rozliczeń. KSeF wymusza na firmach dostosowanie swoich procesów i systemów do nowego standardu.

Analiza wymagań technicznych i zgodności systemów

Przygotowanie do KSeF należy zacząć od analiz technicznych wymagań i możliwości obecnych systemów finansowo-księgowych. Należy ocenić, czy wykorzystywane oprogramowanie umożliwia bezpieczne przesyłanie faktur i odbiór z KSeF oraz czy spełnia wymogi dotyczące podpisów elektronicznych i komunikacji z API KSeF. Narzędzie takie jak Integrity+ oferują gotowe mechanizmy integracji z KSeF, walidację danych i zarządzanie uprawnieniami użytkowników. Dzięki temu firmy nie muszą budować własnych rozwiązań od podstaw, tylko skupić się na konfiguracji i integracji z obecnym systemem ERP.

Dostosowanie procesów biznesowych do wymogów KSeF

Wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana technologii, ale przede wszystkim przekształcenie codziennych procesów biznesowych. Firmy muszą przeanalizować cały cykl życia faktury – od jej wystawienia, przez przesyłanie i odbiór aż po archiwizację. Każdy etap musi być zgody z nowymi wymaganiami. W praktyce oznacza to konieczność przemyślenia, kto i na jakim etapie odpowiada za generowanie e-faktury ustrukturyzowanej, jakie dane muszą być dostępne w systemie oraz w jaki sposób będzie przebiegał proces walidacji i wysyłki dokumentów do KSeF. Równie ważne jest stworzenie jasnych procedur reagowania na błędy i komunikaty zwrotne systemu. Integrity+ wspiera wszystkie te zmiany m.in. poprzez personalizację ścieżek obiegu dokumentów, śledzenie statusów czy automatyczne przypomnienia o koniecznych działaniach. System zapewnia też pełną zgodność z obowiązującymi przepisami. Pozwala przy tym na bieżąco monitorować, czy każda z faktur została prawidłowo zarejestrowana w KSeF.

Szkolenie pracowników i zmiana procedur

Przygotowanie firmy do wdrożenia KSeF nie powiedzie się bez zaangażowania zespołu. Pracownicy muszą wiedzieć, jak zmieniają się procedury i jak korzystać z systemów zintegrowanych z KSeF. Warto zaktualizować instrukcje wewnętrzne i przygotować plany szkoleń dla zespołów księgowych, administracyjnych oraz IT. Istotne jest, aby szkolenia uwzględniały nie tylko obsługę techniczną systemu, ale także zmiany w odpowiedzialności i organizacji pracy. Pracownicy powinni wiedzieć, jakie dane muszą zostać wprowadzone do systemu, jakie są terminy obowiązujące przy wystawianiu faktur i jak reagować na komunikaty o błędach. Warto również rozważyć stworzenie wewnętrznej bazy wiedzy lub podręcznika, który pomoże nowym pracownikom szybko odnaleźć się w procedurach.

Najczęstsze wyzwania i błędy przy wdrażaniu KSeF

Wielu przedsiębiorców odkłada przygotowania na ostatnią chwilę, co może prowadzić do błędów i problemów w momencie wejścia przepisów w życie. Do najczęstszych trudności należą: niekompletna analiza procesów wewnętrznych, brak testów integracji z KSeF, nieprzygotowanie zespołu oraz niespójność danych. Obowiązki firmy w związku z KSeF obejmują nie tylko wystawianie e-faktur, ale i poprawne przesyłanie, odbieranie oraz przechowywanie. Często okazuje się, że faktury nie zawierają wszystkich wymaganych przez KSeF informacji lub są generowane w nieprawidłowym formacie. Błędy mogą wynikać też z nieprawidłowo skonfigurowanych systemów ERP, które nie uwzględniają aktualnych wymogów Ministerstwa Finansów. Wielu firmom trudność sprawia również zarządzanie uprawnieniami. W praktyce zdarzają się też problemy z przepływem informacji między działami np. księgowość oczekuje danych, których dział sprzedaży jeszcze nie zebrał. Kluczowe jest planowanie działań z odpowiednim wyprzedzeniem i dokładne testowanie procesów.  Wdrożenie systemu takiego jak Integrity+ ogranicza do minimum ryzyko błędów dzięki automatycznej walidacji danych, śledzeniu niezgodności i generowaniu raportów zgodnych z wymaganiami Ministerstwa Finansów.

Jakie systemy wspierają integrację z KSeF?

Na rynku dostępnych jest wiele systemów ERPG i rozwiązań zewnętrznych, które oferują integrację z KSeF, jak np. Comarch EPR, enova365 czy SAP. Wśród nich warto wyróżnić Integrity+, który nie tylko zapewnia pełną integrację z KSeF, ale również umożliwia zarządzanie cyfrowym obiegiem dokumentów i kontrolę nad całością procesu fakturowania. To kompleksowe narzędzie, które łączy w sobie funkcjonalności EOD, automatyzacji obiegu faktur oraz spełnienia obowiązków wynikających z wdrożenia KSeF.