Od 2026 roku większość podatników VAT będzie zobowiązana do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Choć dostosowanie się tego obowiązku może sprawiać wrażenie skomplikowanego, integracja KSeF z systemem księgowym może nie tylko ułatwić proces fakturowania, ale też przynieść firmie korzyści operacyjne.

Na czym polega integracja KSeF z systemami księgowymi?

Integracja KSeF z system księgowym polega na automatycznym połączeniu wewnętrznego oprogramowania finansowo-księgowego firmy z platformą KSeF za pośrednictwem API udostępnionego przez tę platformę. Dzięki temu możliwe jest wystawianie, wysyłanie, odbieranie i archiwizowanie e-faktur ustrukturyzowanych bezpośrednio w używanym systemie księgowym, bez potrzeby ręcznego logowania się do KSeF. Taki model pracy pozwala zachować płynność działań, zminimalizować ryzyko błędów i uprościć kontrole nad dokumentacją podatkową. Co ważne, wdrożenie KSeF w firmie zintegrowanej z systemem ERPG czy FK nie wymaga całkowitej zmiany dotychczasowych procedur, o ile stosowne oprogramowanie wspiera obsługę faktur zgodnych z KSeF.

Wymagania techniczne i środowiskowe

Aby możliwa była integracja systemy e-faktur, firma musi spełnić kilka wymagań technicznych. Przede wszystkim, używany system księgowy musi obsługiwać komunikację z API KSeF. Konieczne jest też wdrożenie mechanizmów uwierzytelniania (np. za pomocą tokenów lub certyfikatów), zapewnienie zgodności z formatem XML faktury ustrukturyzowanej oraz zabezpieczenie przesyłanych danych przed nieautoryzowanym dostępem. Przed pełnym wdrożeniem warto jest stworzyć środowisko testowe, w którym można sprawdzić, czy połączenia działają prawidłowo.

Przykładowy proces integracji – krok po kroku

Proces integracji KSeF z systemem księgowym najlepiej przeprowadzić etapami. Poniżej opisujemy przykładowe kroki:

1. Analiza techniczna i prawna – weryfikacja czy system księgowy wspiera integrację z KSeF i czy dane są zgodne z wymaganiami Ministerstwa Finansów.
2. Wybór dostawcy narzędzi integracyjnych – można skorzystać z gotowych rozwiązań (np. konektorów do ERP) lub zamówić dedykowaną integrację.
3. Połączenie KSeF z EPR – konfiguracja po stronie systemu księgowego (wprowadzenie tokenu, konfiguracja API).
4. Testy – przesyłanie testowych faktur do środowiska KSeF i sprawdzenie poprawności komunikacji.
5. Szkolenie pracowników i start produkcyjny – uruchomienie integracji w środowisku rzeczywistym oraz przeszkolenie osób odpowiedzialnych za fakturowanie.

Popularne systemy księgowe kompatybilne z KSeF

Na polskim rynku dostępnych jest wiele systemów księgowych i EPR, które oferują gotowe mechanizmy do integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. Do najczęściej wykorzystywanych rozwiązań należą m.in.: enova365, Comarch ERP Optima, SAP, Symfonia czy Insert GT/Nexo. Wiele z nich udostępnia dedykowane moduły lub wtyczki do obsługi e-faktury ustrukturyzowanej, co znacznie ułatwia automatyzację obiegu dokumentów i realizację obowiązków wynikających z wdrożenia KSeF w firmie.

Coraz większą popularność zyskują również narzędzia zewnętrzne, które działają jako pośrednik między systemem księgowym a KSeF. Jednym z nich jest Integrity+. To rozwiązanie, które umożliwia pełną integrację KSeF z systemem księgowym, niezależnie od tego, z jakiego oprogramowania korzysta firma. Użytkownicy zyskują dostęp do funkcji takich jak automatyczna walidacja danych, archiwizacja e-faktur, zarządzanie uprawnieniami czy monitorowanie statusów dokumentów. Co oczywiste, Integrity+ pozwala również na połączenie KSeF z systemem ERP działającym w przedsiębiorstwie, oferując jednocześnie elastyczność wdrożenia i pełną zgodność z wymaganiami Ministerstwa Finansów. Dzięki takim narzędziom przedsiębiorcy nie muszą przeprowadzać kosztownych modernizacji swoich systemów księgowych.

Najczęstsze problemy przy integracji i jak ich uniknąć

W trakcie połączenia KSeF z EPR można napotkać różne przeszkody. Do najczęstszych należą:

• niezgodność danych – np. błędny NIP, brak wymaganych pól we wzorze faktury,
• brak odpowiednich uprawnień użytkowników – uniemożliwia to dostęp do KSeF,
• niedostosowane systemy księgowe – starsze wersje oprogramowań mogą nie obsługiwać integracji z KSeF,
• niewystarczające testy – uruchomienie integracji bez testowania grozi przerwami w obiegu faktur.

Aby uniknąć tych trudności, warto rozpocząć przygotowania do integracji z wyprzedzeniem, skonsultować się z dostawcą systemu ERP i przeprowadzić pełną i dokładną konfigurację w środowisku testowym. Należy również pamiętać o odpowiednim przeszkoleniu pracowników, którzy będą mieli uprawnienia do korzystania z tych gałęzi systemu. Dobrze zaplanowana i wdrożona integracja KSeF z systemem księgowym pozwala na bezproblemowe spełnienie nowych obowiązków prawnych, automatyzację procesów i oszczędność czasu.