Praca zdalna i rozproszone zespoły to dziś codzienność. Sprawdź, jak system elektronicznego obiegu dokumentów usprawnia komunikację, organizację i kontrolę nad dokumentacją – niezależnie od miejsca pracy członków zespołu.

Czym jest EOD?

System elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) wspiera przedsiębiorstwa w efektywnym zarządzaniu informacją poprzez digitalizację całego cyklu życia dokumentów – od momentu wpływu pisma, przez akceptację, aż po jego archiwizację. System pozwala na automatyzację rutynowych działań, śledzenie statusów czy weryfikację zgodności działań z wewnętrznymi procedurami. Zaawansowane narzędzia EOD pozwalają m.in. na projektowanie własnych scenariuszy obiegu, korzystania z podpisów elektronicznych oraz szczegółowego określenia uprawień dostępów do plików. Platformy takie jak Integrity+ pozwalają znacząco przyspieszyć obsługę korespondencji i zniwelować pomyłki wynikające z manualnego wprowadzania danych. Elektroniczny system obiegu dokumentów poprawia również jakość komunikacji między działami i wzmacnia kontrolę nad procesami.

Elektroniczny obieg dokumentów w pracy zdalnej

Rosnąca popularność modelu pracy zdalnej sprawiła, że wiele firm musiało całkowicie przebudować sposób organizacji dokumentacji i komunikacji wewnętrznej. Elektroniczny obieg dokumentów staje się nie tyle udogodnieniem, co podstawowym narzędziem zapewniającym ciągłość operacyjną.
Systemy EOD umożliwiają pełną cyfryzację obiegu pism, dzięki temu nie ma potrzeby fizycznego przekazywania dokumentów ani oczekiwania na obecność konkretnego pracownika w firmie. Jednym z najważniejszych elementów skutecznego systemu do obiegu dokumentów w pracy zdalnej jest kontrolowany dostęp spoza biura do wszystkich dokumentów przechowywanych już w formie cyfrowej w jednym miejscu, ich wersjonowanie wraz ze śledzeniem zmian. Eliminuje to ryzyko nadpisania danych oraz nieuprawnionego dostępu, nawet w sytuacji, gdy praca odbywa się w całości zdalnie. Przykładem takiego rozwiązania jest system Integrity+, który wspiera pracę hybrydową i zdalną dzięki rozbudowanym funkcjom współdzielenia dokumentów, automatyzacji procesów, szybkiemu wyszukiwaniu dokumentów według treści, metadanych, możliwości korzystania z funkcji OCR dla dokumentów skanowanych a także integracji z zewnętrznymi źródłami danych, jak GUS czy KRS.

Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów firmy zyskują nie tylko sprawność operacyjną, ale również elastyczność – mogą zatrudniać pracowników z różnych lokalizacji, nie tracąc kontroli nad przepływem informacji. Dla pracowników oznacza to wygodę, skrócenie czasu realizacji zadań i większą przejrzystość procesów.

Jak wspierać obieg dokumentów w pracy zespołów rozproszonych

Zespoły rozproszone – działające w różnych lokalizacjach, strefach czasowych lub strukturach organizacyjnych – wymagają szczególnej organizacji pracy, zwłaszcza jeśli chodzi o zarządzanie dokumentacją. Elektroniczny obieg dokumentów wspiera zespoły w efektywnej współpracy niezależnie od miejsca, z którego pracują poszczególni członkowie.

Istotnymi czynnikami są przejrzystość i dostępność. Każdy pracownik powinien wiedzieć, na jakim etapie znajduje się dany dokument i kto jest odpowiedzialny za kolejne kroki. Komunikacja wewnątrz systemu niweluję potrzebę zasypywania się nawzajem wiadomościami e-mail i konsultowania szczegółów na osobnych czatach. Należy również pamiętać, aby dane były dostępne w czasie rzeczywistym, niezależnie od urządzenia, z którego korzysta użytkownik. Nowoczesne rozwiązania, jak Integrity+, umożliwiają pracę z dokumentami zarówno na komputerach jak i urządzeniach mobilnych. We wszystkich formach użytkownicy mają pełną kontrolę i możliwość śledzenia nowej aktywności.

Nie mniej istotna jest automatyzacja. Przypisywanie dokumentów do odpowiednich osób, ustawianie terminów czy przypomnieć to funkcje, które niwelują chaos informacyjny i przyspieszają realizację zadań.

Dzięki EOD praca zespołów rozproszonych staje się efektywna i dużo bardziej przyjemna. Łatwy dostęp i jasno zdefiniowane procesy zwiększają produktywność niezależnie od tego, gdzie pracują członkowie zespołu.